Заказчик:
Владелец крупного пищевого холдинга.
Обоснование:
Количество сотрудников предприятия исчисляется тысячами человек. Каждое юридическое лицо ведет кадровый учет и расчет заработной платы в собственной учетной системе. Несмотря на то, что на предприятии используется множество видов труда: сдельный, сменный, вахта и другие, - учет часов выполнялся для всех сотрудников одинаково по пятидневной рабочей неделе. Сводная информация о начисленной и выплаченной заработной плате отсутствует. Служба безопасности регулярно выявляет злоупотребления в области табелирования и выплаты заработной платы. Табелирование, формирование кадровых приказов, согласование выплат, внесение платежных ведомостей осуществляется вручную, что приводит к большому количеству ошибок. Существуют большие риски наложения взысканий трудинспекции и других проверяющих органов.
Срок проекта:
2 года.
Описание проекта:
Для цифровизации процессов была выбрана стандартная конфигурация 1С: Заработная плата и управление персоналом 3.1 КОРП, которая поддерживала большинство используемых методов начисления заработной платы и позволяла вести все организации холдинга в единой информационной системе. Для повышения эффективности труда были созданы интеграционные решения с системой управления производством, казначейством, бухгалтерскими системами предприятий холдинга, системами контроля и управления доступом, сервисом бизнес-аналитики. Рабочие места сотрудников компании, участвующих в табелировании настроены для автоматизированного создания и утверждения табелей подчиненных сотрудников. Данные табеля предзаполняются автоматически из систем управления производством по данным сменных графиков, состава смен и отчетах производства за смену. Пользователям нужно только проверить корректность предзаполнения, указать причины отклонений и утвердить табель. Формирование большинства кадровых документов происходит в автоматическом режиме по данным системы производственного учета. Перемещение сотрудников между подразделениями, должностями, цехами выполняется автоматически. Специалист по кадровому делопроизводству раз в месяц распечатывает с помощью специальной системы не подписанные сотрудником документы кадровых перемещений и замещений, которые отдает руководителю сотрудника. При приеме и увольнении сотрудника формирование необходимых документов и проведение операций происходит в полуавтоматическом режиме. Сотрудник КДП вносит только те сведения, которые невозможно получить автоматизировано.Автоматизирована работа по учету труда водителей автоколонны. Сведения для табелирования и расчета заработной платы система получает из путевых листов и мониторинговой системы Автограф. Программа автоматически формирует табели водителей с учетом норм и правил, разделяя оплат у на оклад, премию, оплату погрузочно-разгрузочных работ и технического обслуживания автомобилей.Начисление сдельной оплаты труда происходит в полностью автоматическом режиме по данным системы управления производством на основании сведений по сдельным нарядам, составе смен, замещений, текущих ставок, графиков, выходных и праздничных дней, стоимости технологических операций, коэффициентов за стаж, премиальных частей и прочих начислений. Сотрудники отдела расчета заработной платы контролирует только корректность работы программы.Для складских комплексов разработана специальная система сдельной оплаты, базирующаяся на количестве операций, произведенных сотрудником, его квалификации и стаже. Количество операций учитывает по данных с терминалов сбора данных и составу бригад.В целях предотвращения злоупотреблений и приписок при формировании расчетных документов автоматически проверяется, проходил ли сотрудник на территорию предприятия за расчетный период, пробыл ли он положенное количество часов на территории предприятия для сменных сотрудников. Помимо этого, цифровизовано большое количество других процессов.
Результат проекта:
•Кадровый учет компании и расчет заработной платы приведен к требованиям законодательства и теперь полностью им соответствует.
•Цифровизованы процессы табелирования, что позволило сократить помощников руководителей производственных площадок.
•Цифровизованы процессы документального оформления кадрового учета и оформления передвижений сотрудников. В результате отдел КДП не увеличился несмотря на новые и новые требования законодательства по работе с кадровыми документами и увеличения количества сотрудников предприятия.
•Цифровизованы процесс начисления заработной платы водителям автопарка. Текучка в автопарке уменьшилась в два раза, поскольку система начисления стала прозрачной и понятной водителям.
•Цифровизованы процессы расчета заработной платы сотрудника складских комплексов. С переходом на сделку склады стали справляться с прежним объемом работы меньшим количеством кладовщиков, при этом заработная плата лучших сильно возросла. Текучка уменьшилась.
•Автоматизирована проверка данных для расчета заработной платы на наличие возможных злоупотреблений. После внедрения системы ни одно нарушение не было выявлено.
Развитие проекта:
На базе существующей системы планируется внедрение полностью безбумажного кадрового делопроизводства с использование простой и усиленной цифровой подписи.
•цифровизовать управление служебными записками в области КДП;
•цифровизовать ознакомление с приказами и распоряжениями;
•цифровизовать сбор объяснений о нарушениях;
•создать личный кабинет сотрудника, в котором он сможет создавать, отправлять кадровые документы и знакомиться с ними, получать сведения о своем графике, начисленной заработной плате и её структуре.